TIETOSUOJASELOSTE

1. Yleistä

 

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten  Aito Media Oy (”Yhtiö”) käsittelee henkilötietoja; mitä henkilötietoja yhtiö kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa sekä miten rekisteröity voi vaikuttaa käsittelyyn. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, jota Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.


Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojasta huolehtiminen osa kaikkea yhtiön liiketoimintaa.

 

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Yhtiön asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, palveluntarjoajien edustajien ja yhteyshenkilöiden sekä työntekijöiden, työnhakijoiden, roolitukseen osallistuvien sekä avustajien henkilötietojen käsittelyyn. Edellytämme, että kaikki edellä mainitut tahot perehtyvät tähän tietosuojaselosteeseen ennen kun osallistuvat Yhtiön toimintaan, tuotantoihin tai muutoin antavat tietoja Yhtiölle.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

 

Rekisterinpitäjä: Aito Media Oy, 1650534-5, Hämeentie 157, 00560 Helsinki
Yhteystiedot: tietosuoja(a)aitomedia.fi
Rekisterinpitäjän edustaja: Anniina Johansson, puh. +358 40 5640909

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste:

 

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

 

Sopimussuhteet:
•    asiakas- ja palvelusopimusten täytäntöönpanoon
•    työsopimusten tekemiseen

Markkinointi:
•    palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
•    markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille

Sisäiset toiminnot ja niiden hallinnointi:
•    liiketoiminnan suunnitteluun, kehittämiseen ja tuotekehitykseen
•    palveluiden tuottamiseen ja laadunvarmistukseen
•    immateriaalioikeuksien hallinnointiin ja hyödyntämiseen
•    avustaja, roolitus –ja yleisöluetteloiden ylläpitämiseen
•    työnhakuprosessin ja rekrytoinnin suorittamiseen
•    työntekijöiden hallinnointiin, urakehityksen tukemiseen ja etuuksien tarjoamiseen

Lakisääteiset velvollisuudet:
•    työnantajanvelvoitteisiin,
•    kirjanpitovelvoitteisiin,
•    asiakkaan tuntemista koskeviin velvoitteisiin,
•    raportointivelvollisuuksiin,
•    riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen ja
•    tietoturvan varmistamiseen


Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Yhtiön ja rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman tahon välinen sopimussuhde sekä yhtiön oikeutetut edut;   suoramarkkinointi ja sisäiset toiminnot sekä niiden hallinnointi. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin ja suostumukseen. Rekisteröidyltä pyydetään suostumusta erityisten henkilötietojen käsittelyyn ja automaattiseen päätöksentekoon, jolla on merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn sekä rekrytointitietojen käsittelyyn henkilöiden osalta tulevien rekrytointitarpeiden osalta.

 

4.    Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö ja tietolähteet:

Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.



Rekisteröidyistä voidaan käsitellään seuraavia tietoja:


Henkilötietoryhmä & esimerkkejä tietosisällöstä


Henkilötiedot –työntekijä

Työsuhteeseen, työnantajavelvoitteiden ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen liittyvät tiedot (nimi, osoite, sotu, yhteystiedot), palkanmaksu- ja etuustiedot, työterveystiedot, immateriaalioikeuksien luovuttamiseen liittyvät tiedot


Henkilötiedot –työnhakija

Ikä, syntymäaika, sukupuoli, kielitaito, työkokemus ja koulutus (CV, työhakemus ja työtodistukset), tiedot ajokortista


Yhteystiedot ja ulkonäköön liittyvät tiedot –esiintyjärooliin hakeva

Pituus, paino, hiusten väri ja pituus, silmien väri, vaate ja kengänkoko, kasvokuva, ulkonäköön liittyvät erityispiirteet, kokovartalokuva


Henkilö -ja yhteystiedot –tuotantoihin osallistuva avustaja

Yhteystiedot, henkilötiedot, mikäli avustaja esiintyy tuotannossa, myös ulkonäköön liittyvät tiedot (kts. esiintyjäroolin tietosisältö), tieto immateriaalioikeuksien luovutuksesta.


Yhteystiedot –tuotannon yleisö    

Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tiedot yleisöksi osallistumisesta.


Yhteystiedot –asiakas ja alihankkijat

Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema edustetussa yhtiössä, alihankkijarekisterissä tieto immateriaalioikeuksien luovuttamisesta.


Asiakassopimussuhteeseen liittyvät tiedot    

Asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot (asiakkaat,  kumppanit)


Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot    

Rekisteröidyn ja Yhtiön väliset yhteydenotot, osallistumistiedot


Markkinointikampanjat    

Kilpailun tai markkinointikampanjan yhteydessä annetut tiedot, tieto kampanjaan osallistumisesta


Markkina –ja mielipidemittaukset     

Markkinointi -ja mielipidemittauksen yhteydessä annetutut tiedot, kuvat ja videot sekä tieto markkina- tai mielipidemittaukseen osallistumisesta


Reaktiotiedot     

Yhtiön verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa julkaistut kommentit, kuvat, videot ja  reaktiot


Tekniset tunnistamistiedot    

Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Yhtiön palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.

 


Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn edustamalta yhtiöltä esimerkiksi tarjouksen tekemisen, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakkuuden aikana, markkinoinnin yhteydessä tai verkkosivujen lomakkeiden kautta. Rekisteröity on voinut antaa Yhtiölle tietoja myös esimerkiksi verkkosivujen käytön yhteydessä, tilaamalla sähköisen uutiskirjeen tai lähettämällä työ, esiintyjä, tai avustajahakemuksen tai ilmoittautumalla yleisöksi yhtiön ohjelmaan.
Yhtiö käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Näitä tietoja ei tallenneta pysyvästi Yhtiön rekistereihin.
Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten kaupparekisteristä ja kaupallisista päättäjätietorekistereistä.

 

5. Henkilötietojen säilyttäminen


Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

 

Henkilötietoja käsitellään työ-, asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika edellä mainittujen sopimussuhteiden päättymisen jälkeen. Työsuhteiden osalta säilytämme tietoja työlainsäädäntöjen sekä kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti. Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Yhtiön suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä.

 

Markkinointiin liittyviä henkilötietoja koskevia tietoja säilytetään pääasiallisesti 1 vuoden ajan.

 

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei Yhtiötä velvoittava lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.

 

Henkilötietojen säilytysaika henkilötietoryhmittäin:

 

Henkilöryhmä Yhtiössä & henkilötietojen säilytysaika


Työntekijät  

Kulloinkin voimassa olevan työlainsäädännön mukaisesti


Tuotantoihin osallistuvat henkilöt (työntekijät, alihankkijoiden yhteyshenkilöt, avustajat)    

Palkansaajien osalta vähintään voimassa olevan työlainsäädännön mukaisesti. Kaikkien osalta tietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kun sen katsotaan olevan tarpeellista immateriaalioikeuksien hyödyntämistä ja oikeuksien puolustamista varten.


Tuotannon yleisö    

Tietoja säilytetään 24 kuukauden ajan. Yhtiö voi  hyödyntää tietoja säilytysajan puitteissa kutsumalla henkilön yleisöksi tai esiintyjäksi muihin tuotantoihin.


Tuotekehityksen ja myynnin roolitukseen osallistuvat tai myyntimateriaalilla esiintyvät henkilöt    

Tietoja säilytetään 5-vuoden ajan. Yhtiö voi hyödyntää tietoja säilytysajan puitteissa kutsumalla henkilön yleisöksi tai esiintyjäksi muihin tuotantoihin.


Työnhakija –avoin työhakemus (Yhtiön s-postiosoitteisiin)    

Hakemustietoja säilytetään 24 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta

 

Työnhakija – Yhtiön ilmoittama avoin työtehtävä    

Hakemustietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan sekä kohtuullinen aika prosessin jälkeen. Mikäli työnhakija antaa oikeuden käyttää hakemustietoja muihin vastaaviin työtehtäviin, Yhtiö säilyttää hakemustietoja 24 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta.
 


6. Henkilötietojen vastaanottajat


Yhtiö voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavia tahoja:
•    Taloushallinnon palveluntarjoajat
•    IT-palveluntarjoajat
•    Lakitoimisto


Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa:
•    Veroviranomaisille
•    Vakuutusyhtiölle
•    Yhteistyökumppaneille
•    Konserniyhtiöille
•    Yhtiön asiakkaille (mm. TV-kanaville ja levittäjille)

 

Yhtiöltä voi pyytää tarkempia tietoja vastaanottajista

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin.

 

Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Lisäksi Yhtiö voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi

 

Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan rekisteröidylle asianmukaisesti tarvittaessa.  

 

 

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

 

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

 

Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.

 

Sopimukset, ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto pidetään lukituissa säilytystiloissa, joihin pääsy on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja/tai työsopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

 

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

 

 

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

 

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

 

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista.

 

Rekisterinpitäjä poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

 

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

 

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

 

Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

 

Oikeuksien toteuttaminen

 

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköisesti tai muutoin kirjallisesti yllä mainituilla yhteystiedoilla. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Voimme pyytää tarpeen mukaan lisätietoja voidakseen täyttää edellä mainitut pyynnöt. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.

 

 

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.  

 

 

11. Muutoksen tietosuojaselosteeseen

 

Yhtiö kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle, ilmoittamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen

 


Tietosuojaseloste on julkaistu 22.5.2018

 

Aito Media

Helsinki
Hämeentie 157, 4. krs,
00560 Helsinki

Finland

 

Tampere

Technopolis
Kalevantie 2
33100 Tampere

Finland

© 2019 Aito Media Group & cAPS LOCK HELSINKI